Cualquier cifra que veas publicada como "el mantenimiento informático cuesta X € al mes" sin conocer tu empresa es, como mucho, una orientación de otro negocio con otras necesidades. Estas son las variables que realmente mueven el coste, y por qué ninguna empresa seria puede darte un precio sin conocerlas primero.
Número de equipos y usuarios
Es la variable más obvia: no cuesta lo mismo dar soporte a 6 puestos que a 40. Pero no es solo una cuestión de cantidad, sino de qué hace cada equipo: un ordenador de recepción y el servidor que aloja la facturación de toda la empresa no pesan igual en una propuesta, aunque cuenten como "un equipo más" en el inventario.
Servidores y criticidad
Si el negocio depende de un servidor propio (facturación, ficheros compartidos, una aplicación de gestión), el mantenimiento tiene que incluir su supervisión específica: copias verificadas, monitorización y un plan si falla. Una empresa que solo trabaja con equipos sueltos sin servidor central tiene una necesidad distinta, y el presupuesto lo refleja.
Soporte presencial o remoto
La mayoría de incidencias se resuelven en remoto, pero hay averías de red, de cableado o de hardware que exigen desplazamiento. Cuanto más peso tenga el soporte presencial en el contrato, más variará el coste según la distancia y la frecuencia de las visitas.
Horario cubierto
No es lo mismo cubrir solo el horario laboral estándar que necesitar cobertura en otros tramos por el tipo de actividad. El horario que necesita el negocio es una de las primeras preguntas que condiciona cualquier propuesta.
Licencias incluidas o aparte
Antivirus, copias de seguridad en la nube, Microsoft 365: cada empresa decide si estas licencias van dentro del contrato de mantenimiento o se gestionan y facturan aparte. Esto cambia el número final, aunque no cambie el servicio.
Número de sedes
Dar soporte a una sola oficina no es lo mismo que coordinar varias ubicaciones, cada una con su propia red y sus propios equipos. Cada sede añade complejidad de coordinación, aunque el número de usuarios total sea parecido: hay que decidir qué se resuelve en remoto desde cada punto y cuándo hace falta desplazarse a cada una.
Cumplimiento normativo del sector
Algunas actividades tienen requisitos añadidos sobre cómo se protegen los datos o los sistemas, y eso también se traduce en más trabajo de mantenimiento, no en un extra opcional. No es una variable que aplique a todas las empresas por igual, pero cuando aplica, condiciona la propuesta.
Por qué no se publica una tarifa
El mismo servicio de mantenimiento informático cuesta distinto según estas variables: publicar un precio de catálogo sería, como mínimo, engañoso para la mitad de las empresas que lo leyeran. Por eso el mecanismo no empieza con una lista de precios, sino con una auditoría gratuita de la situación real de la empresa, seguida de una propuesta a medida con presupuesto cerrado, sin sorpresas después de firmar. El mismo criterio se aplica en el resto de servicios: se empieza con un diagnóstico, no con una lista de precios. Y si la empresa va a acometer además una actuación de digitalización, conviene revisar si encaja en las ayudas del Kit Digital antes de cerrar el presupuesto: no cambia el precio del servicio, pero sí lo que acaba desembolsando la empresa.
¿Compensa externalizar en vez de tener a alguien interno? La comparación no se puede resumir en una cifra: depende de la carga de trabajo real, de si esa carga justifica una persona a tiempo completo o no, y de qué pasa cuando esa única persona está de baja o de vacaciones. Es una decisión que depende de cada empresa, no un cálculo genérico.
¿Quieres saber qué coste tendría tu caso concreto? Pide una auditoría gratuita y te llevas un presupuesto cerrado, sin compromiso: contacta con nosotros o llama al 93 822 22 58.